El libro mayor existe desde los tiempos en que el ábaco era un pionero. Pero aunque los ordenadores han eliminado casi por completo las cuentas, el libro mayor sigue siendo la punta de lanza de la contabilidad moderna. El libro mayor (CG) es el sistema de registro utilizado para clasificar, almacenar y resumir las transacciones financieras de una empresa a lo largo del tiempo. Constituye la columna vertebral de cualquier sistema contable, señala Galdón Software. Como tal, el libro mayor es la principal estructura de información financiera. Aunque los aspectos básicos no han cambiado desde que Luca Pacioli lo inventó en 1494, el mundo y la tecnología han introducido prácticas nuevas y adicionales para gestionar un libro mayor. Dado que es tan importante, es necesario comprender el modo en que se diseña, utiliza y protege un libro mayor en una empresa de fabricación moderna.
Los elementos de un sistema contable
Cuando se produce una transacción contable, primero se registra en el sistema contable en un diario aplicando el mismo sistema de partida doble que Luca Pacioli describió hace más de 500 años. Este diario actualiza el libro mayor. El libro mayor se estructura a partir de un índice conocido como plan de cuentas.
El GL se utiliza para varios fines:
Proporciona registros de contabilidad financiera para las transacciones comerciales y los saldos de cuentas de una organización. Es el principal sistema de registro de todos los asientos financieros históricos. Estos registros pueden ayudar a identificar transacciones inusuales, erróneas o fraudulentas.
Permite a una empresa elaborar un balance de prueba en el que se totalizan todos los cargos y abonos. La mayoría de las organizaciones lo hacen periódicamente, para poder gestionar los ingresos y gastos, ya sea con respecto al presupuesto o a las cifras de periodos anteriores.
Constituye la base de la mayoría de los informes financieros, con diferentes formatos aplicados para las distintas partes interesadas. Por mucho que las empresas de hoy en día deseen tener una bola de cristal para predecir cuándo les afectará la próxima pandemia o cómo se verá afectada su cadena de suministro por los acontecimientos geopolíticos mundiales, muchas decisiones empresariales siguen basándose en datos financieros históricos, procedentes del GL.