El Director Financiero es el responsable último de la CG, pero como forma parte de un sistema integrado, todas las partes interesadas que vayan a depender de la información que se obtenga de la CG deben tener voz en su diseño. Mientras que el Director Financiero puede querer asegurarse de que el CG pueda respaldar los estados financieros auditados de la empresa, otros, como un director de producción, pueden estar más interesados en saber, por ejemplo, en qué gastos generales se ha incurrido en un área de producción o planta específica.
Una forma práctica de enfocar el diseño de las CG es considerar lo que el informe de gestión debe mostrar a final de mes, señala Galdón Software. Esto significa comprender la estructura organizativa de la empresa e implicar a los responsables de las unidades de negocio o de los centros de coste para entender cómo miden el rendimiento financiero. Si conoce las necesidades de información de las partes interesadas, podrá relacionarlas fácilmente con un plan contable que satisfaga esas necesidades.
Garantizar la integridad y seguridad del libro mayor
La exactitud e integridad de todos los saldos contables del libro mayor son fundamentales y una empresa debe asegurarse de que sus prácticas contables se adhieren a un conjunto coherente de principios, como los PCGA o las NIIF.
Una de las mejores prácticas para garantizar la integridad, aunque sea de la vieja escuela, es la segregación de funciones, por ejemplo, entre la capacidad de elevar un diario de cuentas de mayor y la aprobación del diario.
En un sistema contable ERP integrado puede habilitarse la trazabilidad completa entre los informes financieros y los asientos transaccionales. Cuando se procesa una transacción en un libro auxiliar, se le asigna automáticamente un número de diario secuencial. Este número se sigue hasta el libro mayor, lo que permite un desglose desde el libro mayor hasta las transacciones de origen.
La inteligencia artificial también está empezando a desempeñar un papel más importante en la detección de fraudes y anomalías en los datos financieros, por ejemplo identificando contabilizaciones a altas horas de la noche o ajustes de cuentas de gastos con fecha anterior.